マニュアル作成AIの使い方！無料で始める方法とツール・プロンプトを解説

業務のマニュアルを作らなければと思いながら、書く時間が取れず、後回しになっていないでしょうか。担当者の頭の中にしか手順がなく、休まれると仕事が止まる状態に不安を感じている方も多いはずです。

この記事では、AIでマニュアルを作る3つの方法・使えるツール・作る手順・プロンプトの例・注意点を、各サービスの公式情報に沿って解説します。

記事を読めば、自社のマニュアルをどのAIでどう作り始めるかを決められる状態です。結論は、文章のマニュアルはチャット型の生成AIで、画面操作の手順書は操作を記録するツールで作る方法が近道です。AIが書いた手順は、必ず担当者が実際に操作して確かめてください。

マニュアル作成にAIを使う3つの方法

マニュアル作成にAIを使う方法は、以下の3つです。

各方法の内容は、以下のとおりです。

• メモや資料を生成AIに渡して文章にする
• 操作や作業の動画を読み込ませて手順を書き出す
• 画面操作を記録するツールで手順書を自動で作る

メモや資料を生成AIに渡して文章にする

最も手軽な方法は、箇条書きのメモや既存の資料をチャット型の生成AIに渡し、マニュアルの形に整えさせる方法です。担当者が話した内容の文字起こしを渡す使い方もできます。

文章を整える作業はAIが得意とする領域です。手順の順番・見出し・注意書きをそろえた下書きを、短い時間で作れます。

操作や作業の動画を読み込ませて手順を書き出す

作業の様子を撮影した動画や、画面を録画した動画をAIに読み込ませる方法もあります。Geminiのアプリは、動画をアップロードして内容の要約や分析をさせることが可能です。

書く時間が取れない担当者でも、いつもの作業を録画するだけで元の材料を用意できます。

画面操作を記録するツールで手順書を自動で作る

パソコンの操作の手順書には、画面操作を記録する専用のツールが向いています。操作をしている間にツールが画面を記録し、画像と説明が入った手順書を自動で作ります。

システムの入力の手順など、画面の画像が欠かせないマニュアルで力を発揮する方法です。

マニュアル作成に使えるAIツール

マニュアル作成に使えるAIツールを、公式情報で確認できた範囲で以下の5つ紹介します。

• ChatGPTやClaudeは文章のマニュアルの下書きに向く
• Geminiは動画や複数の資料を読み込める
• NotebookLMは作ったマニュアルを探す用途に使える
• ScribeとTangoは画面操作を記録して手順書にする
• Teachme BizとCanvaはマニュアルの形に仕上げやすい

ChatGPTやClaudeは文章のマニュアルの下書きに向く

ChatGPTやClaudeなどのチャット型の生成AIは、渡したメモや資料から文章のマニュアルを作る用途に向いています。無料のプランでも試せる点が手軽です。

Claudeは、会話の中でWordやPDFなどのファイルを作る機能を備えています。公式ヘルプによると、ファイルの作成は無料のプランを含むすべてのプランが対象です。

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Geminiは動画や複数の資料を読み込める

GoogleのGeminiのアプリは、文書・表計算・写真・動画などのファイルをアップロードして分析できます。公式ヘルプによると、1つの指示に追加できるファイルは最大10個です。

動画は1ファイルにつき最大2GBまで対応しています。作業を録画した動画と既存の資料をまとめて渡し、手順を書き出させる使い方ができます。

NotebookLMは作ったマニュアルを探す用途に使える

GoogleのNotebookLMは、アップロードした資料をもとに質問へ答えるサービスです。PDF・Word・PowerPoint・音声ファイル・公開されているYouTubeの動画などを、ソースとして追加できます。

公式ヘルプによると、無料の利用者が1つのノートブックに入れられるソースは最大50個です。作ったマニュアルを入れておくと、知りたい手順を質問して探せます。

公式ヘルプの本文には、Gemini Notebookの名前も使われています。

ScribeとTangoは画面操作を記録して手順書にする

ScribeとTangoは、ブラウザでの操作を記録して、手順書を自動で作る海外のサービスです。どちらも無料のプランから試せる点が特徴です。

Scribeの無料のプランは、ブラウザで動くWebアプリの操作を記録し、リンクで共有できます。Tangoの無料のプランは、共有できる手順書が5つまでで、1つのワークスペースを10人まで使えます。

デスクトップのアプリの記録やPDFへの書き出しは、どちらも有料のプランの機能です。

Teachme BizとCanvaはマニュアルの形に仕上げやすい

Teachme Bizは、マニュアルの作成と運用に特化した国内のサービスです。公式サイトによると、動画・PDF・複数の素材からマニュアルを自動で作る機能や、AIと会話しながら作る機能を備えています。

Canvaは、デザインのテンプレートを使ってマニュアルを作れるサービスです。公式サイトでは無料で使えるマニュアル作成ツールと案内されており、指示から文章を作るAIの機能と、複数人での同時編集に対応しています。

AIでマニュアルを作る手順

AIでマニュアルを作る手順は、以下の5つです。

• 対象の業務と読み手を決める
• 元になる情報を集める
• 先に目次を作らせる
• 手順ごとに文章を作らせる
• 担当者が実際に操作して確かめる

対象の業務と読み手を決める

最初に、どの業務のマニュアルを誰のために作るのかを決めます。新入社員向けと経験者向けでは、説明の細かさが変わります。

1回で作る範囲は、1つの業務に絞ってください。範囲が広いと、AIの出力が浅くなり、確認の負担も増えます。

元になる情報を集める

次に、AIに渡す材料を集めます。担当者のメモ・既存の資料・作業の録画・口頭での説明の文字起こしなどが材料になります。

AIは、渡されていない社内の事情を知りません。例外の扱いや判断の基準など、担当者の頭の中にある情報ほど、言葉にして渡す必要があります。

先に目次を作らせる

材料を渡したら、いきなり全文を書かせず、先に目次を作らせます。目的・準備するもの・手順・注意点・困ったときの連絡先など、必要な項目がそろっているかが確認の要点です。

目次の段階で直すと、後からの書き直しが減ります。

手順ごとに文章を作らせる

目次が決まったら、項目ごとに文章を作らせます。1つの手順に1つの操作だけを書くことや、文末の形をそろえることを指示に入れると、読みやすさが上がるはずです。

分かりにくい部分は、どこをどう直してほしいかを伝えて、やり取りを重ねます。

担当者が実際に操作して確かめる

出来上がったマニュアルは、担当者が手順どおりに操作して確かめます。AIは、渡された材料にない手順を、もっともらしく補って書くことがあります。

業務を知らない人に読んでもらい、迷った箇所を直す方法も有効です。

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マニュアル作成に使えるプロンプトの例

マニュアル作成に使えるプロンプトの例を、以下の3つの場面に分けて紹介します。

• 業務のマニュアルを作るプロンプト
• 操作の手順書を作るプロンプト
• 既存のマニュアルを読みやすく直すプロンプト

業務のマニュアルを作るプロンプト

メモから業務のマニュアルを作るときは、読み手・目的・構成を指定します。プロンプトの例は以下のとおりです。

• 以下のメモをもとに、入社1か月の社員向けの業務マニュアルを作ってください。構成は、目的・準備するもの・手順・注意点・よくある質問の順にしてください。メモにない内容は書かず、不明な点は最後に質問として挙げてください

メモにない内容を書かせない指示と、不明な点を質問させる指示が、誤りを減らす要点です。

操作の手順書を作るプロンプト

動画や画面の画像から操作の手順書を作るときは、手順の書き方を具体的に決めます。プロンプトの例は以下のとおりです。

• 添付の動画の操作を、番号付きの手順書にしてください。1つの手順には1つの操作だけを書き、押すボタンの名前は画面の表記のとおりに書いてください。画面で確認できない操作は、推測せずに「要確認」と書いてください

ボタンの名前を画面の表記のとおりに書かせると、読む人が迷いにくくなります。

既存のマニュアルを読みやすく直すプロンプト

古いマニュアルを直すときは、内容を変えずに表現だけを整えるよう指示します。プロンプトの例は以下のとおりです。

• 以下のマニュアルを、内容を変えずに読みやすく直してください。1文を短くし、専門用語には初めて出てくるところで説明を加えてください。直した箇所と理由を、最後に一覧にしてください

直した箇所の一覧を出させると、意図しない変更が入っていないかを確かめやすくなります。

AIでマニュアルを作るメリット

AIでマニュアルを作るメリットは、以下の3つです。

• 書く時間を大きく減らせる
• 書き方をそろえられる
• 更新を続けやすくなる

書く時間を大きく減らせる

マニュアル作りで時間がかかるのは、頭の中の手順を文章にする作業です。AIに下書きを任せると、担当者は内容の確認と修正に集中できます。

東京都が職員に行ったアンケートでは、文章生成AIを利用した職員の73%が、業務の時間が短くなったと答えました。文章を作る作業は、AIの効果が出やすい領域です。

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書き方をそろえられる

人が書くと、書き手によって構成や言葉づかいがばらつきます。同じプロンプトと同じ構成の指定を使えば、誰が作っても形のそろったマニュアルになります。

形がそろったマニュアルは、読む人が必要な情報を探しやすい点も利点です。

更新を続けやすくなる

マニュアルは、手順が変わるたびに直すことが必要です。変更点を伝えて該当の箇所だけを直させれば、更新の手間を減らせます。

更新の負担が軽くなると、古い情報が残る状態を防ぎやすくなります。

AIでマニュアルを作るときの注意点

AIでマニュアルを作るときの注意点は、以下の4つです。

• 機密や個人情報が入った資料や画面をそのまま渡さない
• AIが書いた手順は実際に操作して確かめる
• 更新の担当者と時期を決めておく
• 無料のプランの制限を先に確かめる

機密や個人情報が入った資料や画面をそのまま渡さない

業務の資料や画面の録画には、顧客の氏名や取引の情報が映り込むことがあります。AIに渡す前に、個人情報や機密の部分を消すか、見本のデータに置き換えてください。

入力した情報がAIの学習に使われない設定やプランを選ぶことも必要です。

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AIが書いた手順は実際に操作して確かめる

AIが書いたマニュアルは、文章が自然でも内容が正しいとは限りません。手順の抜けや順番の誤りは、読むだけでは気づきにくいものです。

公開する前に、担当者が手順のとおりに操作して確かめる工程を必ず入れてください。

更新の担当者と時期を決めておく

マニュアルは作って終わりではありません。手順が変わったのに直されないマニュアルは、誤った作業の原因になります。

マニュアルごとに、更新の担当者と見直しの時期を決めて記載しておきます。

無料のプランの制限を先に確かめる

無料のプランには、作れる数や書き出しの形式に制限があります。Tangoの無料のプランは共有できる手順書が5つまでで、PDFへの書き出しは有料のプランの機能です。

会社で使う場合は、必要な数と共有の方法を先に決め、足りるプランを選んでください。

マニュアル作成AIのよくある質問

マニュアル作成AIについてよく出る疑問は、以下の5つです。

• 無料でマニュアルを作成できるAIはありますか？
• 動画からマニュアルを作れますか？
• マニュアルは何で作るのが良いですか？
• ChatGPTだけでマニュアルを作れますか？
• 作ったマニュアルをAIで検索できますか？

無料でマニュアルを作成できるAIはありますか？

あります。ChatGPT・Claude・Geminiなどのチャット型の生成AIなら、無料のプランで文章のマニュアルの下書きを作成可能です。

画面操作の手順書は、ScribeやTangoの無料のプランで試せます。

動画からマニュアルを作れますか？

作れます。Geminiのアプリは、最大2GBの動画のアップロードと内容の分析に対応したサービスです。Teachme Bizにも、動画からマニュアルを自動で作る機能があります。

動画に映っていない判断の基準や例外は、文章で補って渡してください。

マニュアルは何で作るのが良いですか？

文章が中心のマニュアルは、チャット型の生成AIで下書きを作り、WordやGoogleドキュメントで仕上げる方法が手軽です。

画面の画像が必要な操作の手順書は、画面操作を記録するツールが向いています。数が多く、更新と共有の管理が必要な場合は、マニュアル専用のサービスを検討します。

ChatGPTだけでマニュアルを作れますか？

文章のマニュアルであれば作れます。メモや資料を渡して、目次・本文・注意点の順に作らせます。

ただし、ChatGPTは自社の業務を知りません。渡した材料の質が、出来上がるマニュアルの質を決めます。

作ったマニュアルをAIで検索できますか？

できます。NotebookLMにマニュアルを入れると、知りたい手順を質問するだけで、資料にもとづいた答えが返る仕組みです。

マニュアルを探す時間が減ると、担当者への問い合わせも減らせます。

マニュアル作成AIは1つの業務の手順書から試しましょう

マニュアル作成にAIを使う方法は、メモを文章にする・動画から手順を書き出す・画面操作を記録するの3つです。無料のプランでも、下書きづくりと操作の記録を試せます。

まずは引き継ぎで困りそうな業務を1つ選び、メモや録画をAIに渡して下書きを作りましょう。担当者が実際に操作して確かめ、更新の担当を決めておくことが、使われるマニュアルにする条件です。